Privacyverklaring & Algemene Voorwaarden
Laatst bijgewerkt: 24 oktober 2026
Dit afsprakenportaal is ontworpen om afspraken strikt functioneel, veilig en zonder overbodige gegevensverwerking vast te leggen. Dit document beschrijft hoe wij omgaan met persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR) en welke voorwaarden van toepassing zijn op het gebruik van het platform.
Deel I — Privacyverklaring (AVG / GDPR)
1. Verwerkingsverantwoordelijke
De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens via dit platform is:
- Organisatie / Beheerder: Inter SICT Systems (Afsprakenbeheer)
- Contact E-mail: intern-beheer@mail.com
2. Welke persoonsgegevens worden verwerkt?
Wanneer je een afspraak inboekt via een persoonlijke 6-cijferige toegangscode, verwerken wij enkel de gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het inplannen en opvolgen van het gesprek:
- Identificatie- en contactgegevens: Volledige naam, e-mailadres en telefoonnummer.
- Afspraakgegevens: Gekozen datum en tijdstip, tijdsduur, het onderwerp van de afspraak, de gewenste locatie/gespreksvorm (bijv. fysiek op kantoor of online) en eventuele vrijwillig ingevoerde toelichtingen of notities.
- Systeem- en loggegevens: De eenmalige toegangscode, tijdstempels van het aanmaken van de code, het tijdstip van boeken, notificatiestatussen en eventuele tijdstempels van annulering.
3. Doeleinden en juridische grondslagen
De verwerking vindt plaats op basis van de volgende grondslagen onder artikel 6 AVG:
- Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of verzoek (Art. 6 lid 1 sub b AVG): Het operationeel inplannen, vastleggen, bevestigen en wijzigen van de door jou gewenste afspraak.
- Gerechtvaardigd belang (Art. 6 lid 1 sub f AVG): Het voorkomen van dubbele afspraken, het voeren van een ordentelijk afsprakenbeheer en de administratieve verificatie van geannuleerde of verlopen tijdsloten.
4. Hosting, E-mail en Technische Partners
Er vindt geen verdere commerciële verwerking of dataverrijking plaats. Voor de werking van het platform maken wij uitsluitend gebruik van gerenommeerde technische dienstverleners die functioneren als verwerker:
- Hosting & Database: Statische hosting via Firebase Hosting (Google Cloud Platform) en/of Cloudflare Pages. De database-opslag geschiedt binnen de beveiligde Europese cloudregio van Firestore.
- Agendasynchronisatie: Google Workspace / Google Apps Script API voor het automatisch intekenen en verwijderen van afspraken in onze Google Agenda.
- E-mailaflevering: Transactionele berichten (zoals uitnodigingen en bevestigingen) worden verzonden via EmailJS en afgeleverd vanaf een officieel beheerd e-mailaccount (gehost via Google Workspace/Gmail of Zoho Mail). Deze accounts worden uitsluitend gebruikt voor de directe verzending en communicatie rondom je afspraak.
Er worden onder geen enkel beding persoonsgegevens doorverkocht, uitgewisseld of verstrekt aan advertentie- of marketingnetwerken.
5. Cookies en Lokale Opslag
Dit portaal is volledig tracker-vrij. Er worden geen tracking-cookies, marketingpixels of analytische cookies van derden geplaatst. Wij maken uitsluitend gebruik van de technisch noodzakelijke lokale browseropslag (localStorage) voor de directe werking van de sessie en de invoervelden.
6. Bewaartermijn
Gegevens van ingeplande afspraken worden bewaard zolang nodig is voor de afhandeling van het gesprek en het bijbehorende administratieve dossier. Geannuleerde of niet-gebruikte afspraakcodes worden bewaard in het interne beheerdersarchief voor de duur van de administratieve termijn (maximaal 12 maanden) en kunnen op eerste verzoek definitief worden vernietigd.
7. Uw rechten onder de AVG
Je beschikt over de wettelijke rechten om inzage te krijgen in jouw geregistreerde gegevens, onjuiste gegevens te laten verbeteren of jouw dossier definitief te laten wissen (recht op vergetelheid). Neem hiervoor contact op via intern-beheer@mail.com.
Je hebt eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (in België: de Gegevensbeschermingsautoriteit / GBA, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel).
Deel II — Algemene Gebruiksvoorwaarden
1. Toegangscodes en Geldigheid
- De door Inter SICT Systems verstrekte 6-cijferige toegangscode is strikt persoonlijk en uitsluitend bestemd voor de geadresseerde.
- Elke code is eenmalig geldig binnen de vooraf bepaalde datummarge en vervalt automatisch zodra een boeking definitief is bevestigd.
- Het is verboden om geautomatiseerde scripts, scanningstools of brute-force aanvallen uit te voeren op het portaal. Bij ongeoorloofd gebruik wordt de toegangscode met onmiddellijke ingang gedeactiveerd.
2. Reservering en Beschikbaarheid
- Een afspraak is definitief vastgelegd zodra de bevestigingspagina op het scherm verschijnt en de gegevens succesvol in het systeem zijn geregistreerd.
- Wanneer twee gebruikers gelijktijdig hetzelfde tijdstip selecteren, kent het systeem het tijdslot toe aan de eerste voltooide aanvraag. De andere partij wordt gevraagd een ander vrij moment te selecteren.
3. Wijziging en Annulering
Inter SICT Systems behoudt zich het recht voor om bij overmacht, onvoorziene roosterconflicten of dringende omstandigheden een afspraak te verplaatsen of te annuleren. Wij informeren je hierover tijdig per e-mail of telefoon. Indien je zelf verhinderd bent, verzoeken wij je vriendelijk dit zo spoedig mogelijk te melden via het contactadres.
4. Aansprakelijkheid en Werking
Wij besteden de uiterste zorg aan de betrouwbaarheid en beveiliging van het platform. Desondanks kunnen wij niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele tijdelijke storingen, overmachtsituaties bij hostingproviders (Cloudflare, Firebase) of vertragingen in de aflevering van e-mailberichten buiten onze invloedssfeer. De gebruiker is zelf verantwoordelijk voor het correct invoeren van diens e-mailadres en telefoonnummer.
5. Toepasselijk Recht
Op deze voorwaarden en het gebruik van het portaal is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing. Eventuele betwistingen behoren tot de exclusieve bevoegdheid van de bevoegde rechtbanken van het arrondissement van de beheerder.